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企業非招標采購管理論文

時間:2021-03-07 作者:stone
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一、非招標采購方式

(一)單一來源采購

單一來源采購是指采購人就某一采購標的與單一供應(服務)商進行洽談,確定成交價格以及其他技術、商務條件的一種采購方式。具備下列條件之一的,可以采用單一來源方式進行采購:采購標的只有唯一的供應(服務)商應答;需要向原中標人采購工程、貨物或者服務,否則將影響施工或者功能配套要求;采購行為屬于添購,是在原有采購項目上增加或者改進,而不是新購置一種工程、貨物或者服務;不可預見事件導致出現異常緊急情況,使公開和限制程序的時間限制難以得到滿足,不能或者來不及從其他供應(服務)商處采購。

(二)詢價方式采購

詢價采購是指采購人就采購標的直接向多個供應商發出詢價函件讓其應答和報價,采購人對應答文件和報價進行比較,確定成交供應商、成交價格以及其他技術、商務條件的一種采購方式。詢價采購應答人的一次性報價為最終報價。詢價評審小組原則上推薦符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的為成交候選人。同時具備下列條件的,可以采用詢價方式采購:采購標的必須是貨物;所購貨物規格、標準一致,技術要求簡單、明確;市場現貨供應充足;所購貨物價格相對穩定、透明,在一定時期內波動幅度不大。

二、常見風險及防控

(一)采購方式選擇不合理

風險表現:如果采購方式選擇不恰當,應該采用詢價采購的通用物資采用競爭性談判,可能出現人為設置針對性評分標準,有意排除供應商,操縱選擇結果,導致價格損失。特殊、專用物資如果不通過競爭性談判,比較售后服務,技術特性、銷售業績,企業規模等差異,僅以價格低為唯一衡量標準,則可能導致質量損失。防范措施:嚴格把握采購方式選擇原則,一是對于規格、技術標準明確一致,技術要求簡單、明確,市場現貨供應充足,所購貨物價格相對穩定、透明、市場競爭充分的通用物資,可以采用低價中選的詢價采購方式。施工、服務采購和其余的物資采購建議用競爭性談判方式;二是把握競爭性談判采購評審原則:貨物采購一般按照符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的規則,選擇成交供應商;服務采購應當按照采購文件公布的評審標準,并按照性價比最優的規則,選擇成交服務商;三是采用最低價格法時,如果供應(服務)商報價最低,但不符合質量要求,應終止程序重新選擇。

(二)單一來源采購方式把控不嚴謹

風險表現:如果市場調查不充分,或因為個人利益人為不邀請滿足條件的潛在供應服務商、而選擇單一來源采購方式,不僅難以為企業選擇性價比最優的供應(服務)商,而且極易滋生腐敗行為。單一來源采購基本沒有競爭,采購效果主要取決于雙方現場商談,如果企業未掌握清楚市場平均價格,可能對方報價過高,談判人員也不清楚合理價位,難以達到價格控制目的。防范措施:一是要充分認識到單一來源采購風險,申請采購部門要提出書面理由和具體要求,非招標工作領導小組(一般由企業高管組成)要對單一來源采購項目集體審查,沒有絕對充分理由的,原則上不采用單一來源方式;二是要充分考慮到市場調查不充分的可能性,在遇到不了解的行業、技術復雜,掌握的信息可能較少,難以確定邀請對象的項目時,可以采用公開邀請的競爭性談判方式或委托專業招標中介機構,盡量不采用單一來源采購方式。三是把握好單一來源采購中對原招標結果的應用,如果距原招標時間過長(一年以上),或者采購標的較之原合同比重較大,市場價格可能已經發生變化,建議重新確定采購程序,不能直接選擇單一來源方式采購。

(三)供應(服務)商推薦范圍過窄

風險表現:供應(服務)商推薦環節是企業非招標采購中至關重要的環節,如果市場了解不夠,供應商信息收集不全面,可能出現推薦來源單一、推薦單位質量和服務檔次相差大、推薦單位不具備相關資質、推薦單位不具代表性,甚至人為操縱供應商推薦,人為傾向性推薦,出現串標、陪標等腐敗行為。防范措施:一是借助各種手段,做好市場信息收集,建立企業潛在供應商庫,確保優質、有行業代表性的供應(服務)商成為選擇對象;二是注重供應(服務)商推薦來源多元化,采用供應商庫抽取、采購管理部門、申請采購部門、專業管理部門多方推薦相結合的方式,擴大參選面,避免一個部門或少數人員主導的狀況;三是對擬邀請單位集體進行排查篩選,確保參選者質量和信譽位于同一檔次和水平;四是做好采購和服務情況的后續跟蹤記錄和評價,采用黑名單制度,將中選后無法滿足承諾服務要求或有內外勾結有違規行為的不再二次邀請;五是提前了解市場價格,以便評審或談判時合理進行價格比較;六是為形成充分競爭,建議競爭性談判和詢價采購方式邀請參選供應(服務)商數量盡可能3家及以上。

(四)操作流程設置不合理

風險表現:采購流程設置不合理可能因為重要手續和記錄不全、導致產生糾紛或法律風險;項目沒有前置審批,資金來源未得到落實,可能導致無法最終履行采購結果;采購方式的審查批準,未提前進行,可能出現采購方式選擇錯誤,直接影響采購效果;流程過于繁瑣或不切合實際,可能導致采購基礎工作量大且工作效率低下。防范措施:一是做好前置審批,項目可行性、資金來源、采購方案、發出的談判文件等資料提前審查;二是針對三種采購方式制定固定工作流程,明確操作步驟和資料模板,以方便具體操作,流程設置可以比照公開招標相關流程,結合實際情況予以精簡,盡量簡單明了,但涉及的內部牽制、法律文書等重要環節必須到位;三是為解決實際工作中,非招標標的不大,省外供應商從成本考慮只能放棄參與的現象,具體操作時可以采用在企業紀監人員的現場監督下傳真報價、電話免提、視頻現場談判等方式,提高工作效率,擴大參選面。

(五)商務、技術資料支撐不夠

風險表現:談判現場資料支撐不夠,會增大現場談判難度,出現實質性內容變化較大,澄清、修改內容較多的情況;技術要求如質量標準、檢驗條件、主要技術參數、主要外協部件廠商要求等不明確,可能導致受邀單位理解失誤,導致報價差異大,影響評審結果或中選后無法滿足技術要求;商務條款如運輸裝卸費用,交貨地址、工作量等不明確,可能導致合同履行出現偏差,產生合同糾紛。防范措施:一是業務部門盡可能明晰的提出商務技術要求、如:生產資質、生產能力、生產設備要求、質量標準、檢驗方式、主要技術參數、主要外協部件廠商要求、技術力量、經營業績等;二是如果發現技術資料重大失誤或遺漏,應該及時補充公布澄清資料,給參選廠商同等時間和機會修改應答文件。

(六)檢查、評審工作不細致

風險表現:在公布談判文件之前沒有認真審查,導致內容不明確或有重大遺漏;現場接收資料的檢查不到位,讓不符合規定條件的供應(服務)商參選;評審工作不細致,沒有發現串標陪標的雷同應答;應作廢的應答沒有作廢,影響采購結果;在訂立合同時背離中選時確定實質性內容或者向中標人提出附加條件,出現合同風險;防范措施:一是明確規定檢查內容,制作檢查確認表,對重要要素是否說明到位,關鍵流程的文書是否正確完整,審批簽字手續是否齊全等內容進行檢查;二是評標委員會成員必須按照非招標文件規定的評標標準和方法評標,不得人為變更;三是定選程序必須采用客觀技術參數區別質量差異,而不能僅憑技術部門主觀意見確定,避免定選依據不夠充分,經不起審查;四是合同條款嚴格把關,確保合同條款與中選實質性內容一致。

(七)違反非招標工作紀律

風險表現:與供應商或者與采購結果有利害關系的人進行私下接觸;收受供應商、中介人以及其他利害關系人的財物或者其他好處;與參選人相互串通,阻撓、排擠其他參選人公平競爭;明知本人親屬或其他利害關系人直接或間接參與或代理本項目的采購,不退出采購工作等限制正當競爭的行為。防范措施:一是依法必須招標的項目不得拆分采用非招標采購方式;二是加強非招標紀律現場管理、紀監部門現場監督、建立投訴處理機制等加強監管;三是規范邀請函公開內容,所有公開信息必須以規范的程序發布,不得私下向參選人提供相關信息或技術資料;四是不得向任何單位或者個人明示或者暗示提出傾向或者排斥特定參選人的要求;五是不得暗示或者誘導參選人作出澄清、說明;六是不得以不合理條件限制或者排斥本地區、本系統以外的法人或者其他組織參與;七是明確規定非招標采購人員和供應(服務商)接觸的禁止行為,嚴格執行;八是嚴格執行回避和保密制度;九是在采購過程中發生圍標、串標、惡意報價等情況時,評審小組要及時中止采購活動。企業要充分認識非招標采購工作在企業管理中的重要作用,本著公平公正、引進競爭、堵漏補缺的原則,謹慎對待非招標工作每個細節,健全和逗硬執行工作制度,落實內部牽制和監督程序、建立績效考核體系,有效防范各種風險。

作者:銀月 單位:四川明珠水利電力股份有限公司

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